Help Center

AVG 2018

Privacy – De Basis
Jij bent eigenaar van de gegevens in jouw account (dashboard)
Als klant van SpotOn ben jij eigenaar van hetgeen wat jij binnen jouw dashboard doet en opslaat. De gegevens van jouw klanten zijn privé. Zorg er daarom voor dat je jouw account voorziet van een krachtig wachtwoord om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Dit geldt nog zwaarder wanneer je de opgeslagen gegevens exporteert. Zorg ervoor dat je dit bestand goed beveiligd (bijv. met een wachtwoord). SpotOn is niet aansprakelijk voor de manier waarop haar klanten omgaan met deze bestanden. Houd jij je niet aan de nieuwe AVG-wetgeving, dan riskeer je een boete van 2-4% van jouw totale wereldwijde omzet tot een max. van €20.000.000,-

SpotOn verstrekt geen informatie uit het dashboard aan andere partijen.

SpotOn voorziet de hard- en software van beveiliging.
De hard- en software wordt voorzien van beveiliging door SpotOn. Updates van de hardware worden automatisch op afstand geïnstalleerd mits de hardware is voorzien van een werkende internetverbinding.

Inloggen en eigen data
Klanten van SpotOn zijn verantwoordelijk voor de inloggegevens die toegang verlenen tot het dashboard. Evenals de gegevens die jij als klant zelf importeert in het dashboard.

AVG
Onder de AVG-wetgeving in de EU kun je gebruikmaken van de volgende rechten:

Recht op inzage opgeslagen gegevens.
Kom erachter welke informatie wordt opgeslagen en vraag om een uitdraai van deze informatie. De eigenaar van de WiFi waarvan gebruik is gemaakt heeft toegang tot deze data. Ook kunnen zij deze data verwijderen.

Recht op verwijdering.
De eigenaar van de WiFi waarvan gebruik is gemaakt kan jouw data verwijderen. Ook kun je dit verzoek bij ons indienen via onze uitschrijf-tool.

Recht op bezwaar.
Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonlijke informatie en vragen om deze informatie te verwijderen. Neem contact op met de eigenaar van de WiFi waarvan jij gebruik hebt gemaakt of dien zelf een verzoek in voor het verwijderen van jouw data via onze uitschrijf-tool.

Recht op overdragen van gegevens.
Vraag om een uitdraai van de gegevens die zijn opgeslagen, zodat je deze informatie naar een andere organisatie kunt sturen.

Recht op beperking gebruik.
Je kunt vragen om persoonlijke informatie die niet meer wordt gebruikt, onjuist is of voor onwettige doeleinden wordt gebruikt, niet meer te gebruiken.

Gegevens inzien en/of verwijderen
Als je wilt weten wat er van jou is opgeslagen of jouw data wilt laten verwijderen, neem dan contact op met de eigenaar van de wifi waarvan je gebruik hebt gemaakt. Zij kunnen direct bij jouw profiel, de opgeslagen data tonen en/of verwijderen.

Je kunt je ook via onze speciale uitschrijf-tool uitschrijven. Wij zullen jouw gegevens vervolgens binnen twee weken permanent verwijderen.

Mocht je het vermoeden hebben dat een kind onder de 16 jaar gegevens heeft verstrekt aan klanten van SpotOn, dan verzoeken wij de ouder(s) of voogd direct contact op te nemen met het betreffende bedrijf waar dit is gebeurd. Zij zullen per direct de data verwijderen. Ook kan er contact met SpotOn opgenomen worden. De gegevens zullen dan per direct permanent worden verwijderd.

Gegevensopslag en verwerking
Social Media Profiel
Om gebruik te maken van Social WiFi van SpotOn, kun je o.a. inloggen met jouw social media account (Facebook, Twitter, Instagram & Google Plus). SpotOn verzamelt hier de algemene informatie van jouw profiel. Voordat je inlogt via social media, krijg je ook nog de specificatie van de gegevens die worden opgeslagen van het social media platform zelf (bijvoorbeeld Instagram).

E-mailadres
Er kan ook gebruik gemaakt worden van de Social WiFi van SpotOn door in te loggen met een e-mailadres. Wat er wordt opgeslagen is afhankelijk van de gegevens die je achterlaat (voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, land en e-mailadres).

Apparaatgegevens
Wanneer je verbinding maakt met de Social WiFi van SpotOn, wordt er bepaalde informatie opgeslagen van het apparaat waarmee je verbinding maakt. Deze zijn nodig om de communicatie tussen de WiFi en het apparaat mogelijk te maken. Zo registreren wij het MAC-adres van het apparaat waarmee je inlogt. Ook informatie over het besturingssysteem wordt opgeslagen (bijv. Android, iOS, Windows), hoe vaak het apparaat verbinding heeft gemaakt met de betreffende WiFi en wanneer dit voor het laatst is gebeurd. Wil je dat wij jouw gegevens (profiel) verwijderen? Neem dan contact op met de eigenaar van de WiFi waarvan jij gebruik hebt gemaakt. Zij kunnen jouw data direct verwijderen. Je kunt ook een verzoek bij ons indienen via onze uitschrijf-tool

Overzicht
Gebruik van WiFi van SpotOn kan met de volgende platformen:

• Facebook
• Google Plus
• Instagram
• Twitter
• E-mailadres

Afhankelijk van het platform waarmee wordt ingelogd, kunnen de volgende gegevens worden opgeslagen.

• Social media profiel; openbare gegevens
• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Woonplaats
• E-mailadres
• Postcode
• Land
• MAC-adres
• Besturingssysteem versie
• Tijd en datum van de verbinding met het betreffende netwerk

Doeleinden gebruik gegevens
Voor welke doeleinden jouw gegevens worden gebruikt door (klanten van) SpotOn, vind je hier.

• Het mogelijk maken van de Social WiFi-verbinding.
• Voor het versturen van informatie naar klanten van SpotOn (bijv. nieuwsbrieven, acties en (update) nieuws). Mocht je deze e-mails niet meer willen ontvangen, dan staat onderaan elke e-mail een link waarmee jij je kunt uitschrijven voor de e-mails afkomstig van SpotOn.
• Voor het verbeteren en beveiligen van de dienst van SpotOn.
• Voor het verbeteren van de ervaring van de diensten van SpotOn.
• De opgeslagen gegevens kunnen door klanten van SpotOn worden gebruikt voor het versturen van aanbiedingen in de vorm van coupons, versturen van e-mails en klantanalyse(s). De mate waarin deze gegevens worden gebruikt voor bijv. e-mails, hangt af van de klant van SpotOn. Zij hebben zelf de gegevens in beheer evenals de mate waarin deze worden gebruikt.
• SpotOn neemt passende maatregelen (technisch en organisatorisch) om jouw gegevens te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik en verlies.
• SpotOn heeft toegang tot de accounts (dashboards) en de routers (CloudSpot, Hybrid en ReSpot) van haar klanten. Deze toegang wordt uitsluitend intern gebruikt en is bedoeld om de klanten van SpotOn te kunnen helpen met (technische) problemen en vragen.
  • De gegevens die in het dashboard staan (klanten van klanten) worden niet gebruikt door SpotOn.
  • Het wijzigen van de instellingen binnen het account wordt uitsluitend gedaan met toestemming van de beheerder van het betreffende account.
  • Toegang tot de hardware is vereist voor het waarborgen van de veiligheid. SpotOn houdt o.a. de beveiliging up-to-date door het leveren van updates. Wanneer de hardware wordt gereset, wordt ook de software gewist en kan SpotOn deze niet meer beheren. D.w.z. dat de veiligheid van de hardware niet langer wordt gewaarborgd en de Social WiFi niet langer zal werken.

(interne) aanpassingen
De nieuwe AVG-wetgeving, die ingaat op 25 mei 2018, heeft ervoor gezorgd dat wij (intern) aanpassingen hebben gedaan aan ons product. Onder het mom van transparantie delen wij de meest relevante veranderingen voor onze klanten.

• Als klant ben je verantwoordelijk voor het laten ondertekenen van een verwerkersovereenkomst door, in dit geval, SpotOn. Wij begrijpen dat het opstellen van zo’n document lastig en erg tijdrovend kan zijn en hebben daarom dit document al voor je klaar staan! Als klant van SpotOn zul jij binnenkort een e-mail ontvangen met het verzoek deze te controleren en digitaal te ondertekenen. Zodra beide partijen hun krabbeltje hebben gezet, ontvangen ze tegelijk het digitaal ondertekende document. Dit scheelt jou dus een hoop werk!
• Actieve dashboard-sessies zullen sneller worden verbroken bij inactiviteit. Dit om ongeautoriseerd gebruik tegen te gaan.
• Zonder de gebruiker zijn/haar toestemming zal de verbinding met een Social WiFi-netwerk van SpotOn niet mogelijk zijn. Mocht deze toestemming worden gegeven, dan wordt deze opgeslagen om dit aan te kunnen tonen, zoals voorgeschreven in de nieuwe wetgeving.
• Interne bewustwording van de nieuwe wetgeving. Iedereen bij SpotOn is op de hoogte van de (nieuwe) privacyregels.
• Klanten en klanten van klanten kunnen contact opnemen met SpotOn om gegevens op te vragen en kunnen deze zelf verwijderen met de nieuwe uitschrijf-tool.
  • Klanten van SpotOn kunnen via hun Dashboard bij de gegevens van hun klanten. Een export en/of een screenshot van het betreffende profiel kan door klanten van SpotOn worden getoond aan zijn/haar klanten. Ook is het nu mogelijk voor klanten van SpotOn om deze data zelf, vanuit het Dashboard, te verwijderen.
• De policy m.b.t. klantgegevens is aangescherpt en strenger geworden voor personeel. Denk hierbij o.a. aan thuiswerken en het gebruik van USB-sticks.
• Uitschrijven voor e-mails afkomstig vanuit het dashboard is eenvoudiger gemaakt en wordt aangeboden in elke e-mail die wordt verzonden vanuit het dashboard van een klant van SpotOn.
• SpotOn heeft al haar klanten per e-mail geïnformeerd over de wijzigingen m.b.t. de AVG-wetgeving. Tevens is de website geüpdatet met AVG relevante informatie voor zowel klanten van SpotOn als voor klanten-van-klanten van SpotOn.

Beveiliging uitdraai data (export)
In het dashboard van SpotOn heb je de mogelijkheid om een uitdraai (export) te maken van deze data. Wanneer je dit doet, wordt dit opgeslagen als een CSV-bestand op het apparaat waar je op dat moment op werkt. Dit betekent ook dat je dit bestand zelf zult moeten beveiligen met bijv. een wachtwoord. Dit bestand kun je o.a. openen met Microsoft Excel of een vergelijkbaar programma. In Microsoft Excel regel je de beveiliging eenvoudig en snel:

1. Klik op ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Info’.
2. Ga naar ‘Werkmap beveiligen’ en vervolgens ‘Versleutelen met wachtwoord’.
3. Voer een wachtwoord in en druk op ‘OK’.
4. Sla het bestand opnieuw op en jouw klantenbestand kan voortaan alleen worden geopend met het bijbehorende wachtwoord.

Gebruik je een ander programma en/of kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag bij het beveiligen van jouw klantenbestand(en)!