Help Center

Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de afspraken tussen Partijen overeengekomen op [STARTDATUM CONTRACT]* (hierna: “de Overeenkomst”)

Partijen

• SPOT MARKETING SOLUTIONS B.V., gevestigd aan de Gedempte Zuiderdiep 124 te Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65394178 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer N. Giavedoni (hierna: “Verwerker”);
• [AFNEMER]*, gevestigd aan [ADRES]*, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [NUMMER]* en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw [NAAM]* hierna: “Verantwoordelijke”);

in aanmerking nemende dat

• Verantwoordelijke met zijn klanten een overeenkomst heeft gesloten en Verantwoordelijke voor de uitvoering van die overeenkomst Verwerker in wenst te schakelen;
• Verantwoordelijke en Verwerker ten behoeve van het voorgaande een Overeenkomst hebben gesloten op [STARTDATUM CONTRACT]* (hierna: ‘’de Overeenkomst’’), teneinde [EINDDATUM CONTRACT]*;
• Verwerker bij de uitvoering van de Overeenkomst aangemerkt kan worden als Verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”);
• Verantwoordelijke aangemerkt wordt als Verantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG;
• Waar in deze Verwerkersovereenkomst gesproken wordt over persoonsgegevens, hiermee persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 AVG worden bedoeld;
• Verantwoordelijke de doeleinden en middelen aanwijst voor de verwerking en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
• Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
• De AVG aan de Verantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
• De AVG daarnaast aan de Verantwoordelijke de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
• Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”);
• Waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de AVG, tot 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: “Wbp”) worden bedoeld.

zijn als volgt overeengekomen

Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Verwerkersovereenkomst teneinde [EINDDATUM CONTRACT]* te bereiken en die doeleinden die met nadere instemming zijn vastgelegd in de Overeenkomst.
1.2 De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de Overeenkomst (zullen) worden verwerkt, en de categorieën betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verantwoordelijke is vastgesteld. Verantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.3 De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.

Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de Wbp en de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker vanuit diens rol.
2.2 Verwerker zal Verantwoordelijke, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker.
2.4 Het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker zal nimmer met zich meebrengen dat de databases van Verwerker worden verrijkt met de gegevens afkomstig uit de datasets van Verantwoordelijke tenzij het de gegevens in geaggregeerde, niet herleidbare, vorm betreft. In dat geval is het Verwerker toegestaan deze gegevens voor eigen overige doeleinden te gebruiken.
2.5 Verwerker zal de Verantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.

Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1 Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). Doorgifte naar landen buiten de EER is enkel toegestaan wanneer dit op basis van de voorafgaande schriftelijke opdracht/toestemming van de Verantwoordelijke plaatsvindt, of er sprake is van een van de passende waarborgen in de zin van de AVG.

Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1 De toegestane verwerkingen zullen door Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving.
4.2 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Verantwoordelijke. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door de Verantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Verantwoordelijke.
4.3 Verantwoordelijke staat er voor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
4.4 Vanaf het moment dat de AVG op 25 mei 2018 van toepassing wordt, zullen Partijen een register bijhouden van de onder deze Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen.

Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1 Verantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van een derde met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
5.2 Op verzoek van Verantwoordelijke zal Verwerker de Verantwoordelijke zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde derden. Verantwoordelijke heeft het recht om tegen enige, door Verwerker ingeschakelde derden, bezwaar te maken. Wanneer Verantwoordelijke bezwaar maakt tegen door de Verwerker ingeschakelde derden, zullen Partijen onderling in overleg treden om hiertoe tot een oplossing te komen.
5.3 Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerker staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf jegens Verantwoordelijke aansprakelijk voor alle schade alsof hij zelf de fout(en) heeft begaan.

Artikel 6. Beveiliging
6.1 Verwerker zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2 Verwerker zal zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.3 Indien blijkt dat een noodzakelijke beveiligingsmaatregel ontbreekt, zal Verwerker ervoor zorgdragen dat de beveiliging voldoet aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.

Artikel 7. Meldplicht
7.1 In het geval van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal Verwerker Verantwoordelijke daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur informeren, naar aanleiding waarvan Verantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
7.2 Verantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen.
7.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede voor zover bekend bij Verwerker:

• de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden;
• wat de (vermeende) oorzaak is van het lek);
• wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
• het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
• een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
• of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
• wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken;
• contactgegevens voor de opvolging van de melding.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen
8.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verantwoordelijke en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Verantwoordelijke zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Verantwoordelijke hulp benodigd heeft van de Verwerker voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, dan kan de Verwerker hiervoor kosten in rekening brengen.

Artikel 9. Geheimhoudingsplicht
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 10. Audit
10.1 Verantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Verwerkersovereenkomst.
10.2 Deze audit vindt uitsluitend plaats nadat Verantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker. De door Verantwoordelijke geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Verantwoordelijke, en maximaal eens per jaar plaats.
10.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen. Verantwoordelijke zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfs verstorend effect op de overige werkzaamheden van Verwerker veroorzaakt.
10.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
10.5 De redelijke kosten voor de audit worden door de Verantwoordelijke gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren derde altijd door Verantwoordelijke zullen worden gedragen.
10.6 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij de uitvoering van een Privacy Impact Assessment (hierna: ‘PIA’) wanneer Verwerker dit op grond van de AVG verplicht is. Deze ondersteuning kan zich onder andere uiten in het ter beschikking stellen van de benodigde informatie door Verwerker aan Verantwoordelijke, voor het correct uitvoeren van de PIA.

Artikel 11. Duur en beëindiging
11.1 Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
11.2 De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
11.3 Partijen mogen deze Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen met wederzijdse
schriftelijke instemming.
11.4 Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst vernietigt Verwerker de van Verantwoordelijke ontvangen persoonsgegevens onverwijld, tenzij partijen anders overeenkomen.

Artikel 12. Overige bepalingen
12.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
12.2 Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de rechtbank die ook bevoegd is in het kader van de Overeenkomst te oordelen.
12.3 Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
12.4 Indien de privacywetgeving wijzigt, zullen partijen meewerken deze Verwerkersovereenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.
12.5 In geval van strijdigheid van verschillende documenten of de bijlagen daarvan, geldt de volgende rangorde:

• de Overeenkomst;
• deze Verwerkersovereenkomst;
• de Algemene Voorwaarden van Verwerker;
• eventuele aanvullende voorwaarden.

** Gegevens zoals in de overeenkomst (contract)